Aslında CEO’ların zamanlarını nasıl harcadıklarına dair bilimsel araştırmalar da mevcut. Harvard University, London School of Economics ve European University Institute işbirliğiyle 2011 yılında yapılan bir araştırmaya göre bir CEO vaktinin ortalama yüzde 60’ını iç/dış görüşmeler ve toplantılarda, yüzde 25’ini telefon ko­nuşmalarında ve kamusal etkinliklerde, yüzde 15’ini ise yalnız çalışarak harcıyor Buna göre CEO’lar 55 saatlik haftalık çalışma programlarının kabaca 18 saatini toplantılarda, 2 saatini telefon görüşmelerinde, 2 saatini konferans görüşmelerinde, 5 saatini iş yemeklerinde harcıyor. İş dışı aktivitelere bakıldığında da 2 saatlerini ka­musal etkinliklerde, 6 saatlerini yalnız başına çalışarak, geri kalan 20 saatlerini ise seyahatte ya da egzersiz veya eşle öğle yemeği gibi kişisel aktivitelerde geçirdikleri gö­rülüyor.

Nissan, Renault CEO’su ve AvtoVaz Yönetim Kurulu Başkanı Carlos Ghosn gibi bazı iş liderleri ise verimlilik adına yıllık programlarını çok önceden planlamayı seçi­yor. Ghosn, üç ayrı ülkede bulunan üç şirketi zamanını bir yıl önceden planlaması sayesinde yönetebildiğim söy­lüyor. Ghosn, “Önümüzdeki 15 ay boyunca nerede olaca­ğımı, ne yapıyor olacağımı tam olarak biliyorum. Sadece ben değil çalışanlarım da ne zaman Tokyo’da, ne zaman Paris’te ne zaman New York’ta olacağımı biliyor ve kendilerini ona göre organize ediyorlar” diyor.

ÖNCEDEN PLANLAYANLAR

Türkiye’de de Ghosn gibi zamanı çok önceden planlayan iş liderleri var. Aydınlı Grup Yönetim Kurulu Başkanı Ah­met Said Kavurmacı, bu gruba iyi bir örnek. Kavurmacı, her yılın son 2 gününü bir sonraki yılın iş planlamasını yapmaya ayırıyor. Bu 2 günde; geçen yılın hedeflerinin ne kadarının gerçekleştirildiği, alınan toplantı kararlan, seminer notları ve ajandalara düşülen notların üzerinden geçiyor. Sonrasında yeni yıl ajandasının ilk birkaç sayfası­na, bu yıla sarkan konular ve üzerinden geçilen bilgilerin tetiklediği yeni proje ve fikirleri not alarak, yeni yılın aylık ya da haftalık stratejik planının girdilerini oluşturuyor. Ka­vurmacı, “Ayrıca, yıllık plan haricinde her ay sonunda gelecek ayın planı için 2 saati­mizi, her haftanın planı için hafta başında 30 dakikamızı, her günün iş planı için ise gün başında 5 dakikamızı ayırarak, zaman yönetimini en iyi şekilde yapacak kurgu­yu tasarlamış oluyoruz” diyor. Arvato Telekomünikasyon CEO’su Soner Cesur da bir sonraki yılın ana gündem­lerini bir önceki yıldan mutlaka belirliyor ve bu başlıkları önceliklerine göre dö­nemlere ayırıyor. Cesur, planlamayı aylık olarak yapıp ayın her haftası için kendine hedefler koyuyor ve gerçekleşmesini haftalık periyotlarda takip ediyor.

SEZONLUK HAZIRLIK

Bir de iş yaptıkları sektörler gereği sezonlara ve mevsimlere göre zamanını planlayan iş liderleri var. Sarar Şirketler Grubu Yönetim Kurulu Başkanı Cemalettin Sarar bu iş in­sanlarından biri… Sarar bu planlamayı şöyle özetliyor:

“Her şeyin planını önce kafamda yapa­rım, sonra ilgili departmanlarla ve yönetim­le paylaşırım. Takip edilecekleri sıralarım. Mağazaları, şirketleri denetleme zamanlarım hep önceden planlanır. Bunun dışında üst yönetimle neredeyse her gün toplantı ya­parız. Yıllık zaman planımı hazır giyim ve tekstilin, sezon tarihlerine göre planlıyo­rum. Yeni yılın ilk ayları yaz sezonunun açılışını yapıyoruz ve normalden fazla bir iş yoğunluğumuz oluyor. Haziran ve tem­muz aylarında da yine kış sezonunun açı­lış hazırlıkları başlar ve yurtiçi-yurtdışı fuar organizasyonlarıyla geçer. Bu dönemlerdeki yoğunluğumuzu atlattıktan sonra, yılın ba­şında yapmış olduğumuz yıllık plana göre zaman yönetimi ve iş planı yaparız.”

Cemalettin Sarar’ın 2016 ajandasında en büyük payı turizm başta olmak üzere, enerji, otomotiv, restaurant gibi yeni yatırımları tutacağa benziyor. Sarar, “Benim bir huyum var. Yeni bir yatırım yapacaksam, mutlaka önce gidip yerinde görmek isterim. Yöneticilerden gelişmeleri öğreneyim, uzaktan takip edeyim diye bir şey yok” diyor.

Güral Şirketler Grubu Başkanı İsmet Güral da farklı sektörlerdeki yatırımları gereği yıllık ajan­dasını yıl başından yaz ve kış olarak ikiye bölüyor. Güral, planlama yöntemini şöyle anlatıyor: “İlk olarak bir yıl önceden tari­hi belli olan yurtdışı ziyaretleri, fuarları ve konferansları yıllık planıma işliyorum. Sonrasında zamanımı yazın turizm sektörü, enerji ve vitrifiye arasında paylaştırırken, sonbahar ve kış aylarında porselen ve yeni projeler arasında paylaştırıyorum” diyor.

YENİ PAZARLARA YATIRIM

Cemalettin Sarar ve İsmet Güral gibi 2016 ajandasına yeni yatırımlar ve pazar arayışlarının damga vuracağı di­ğer isimler Kamil Karakaş ve Hayrettin Çaycı… Karakaş Atlantis Yönetim Kurulu Başkanı Kamil Karakaş’ın yıllık zaman planlaması genelde aralık ayı ortalarında netleşmiş oluyor. Bu yılki zaman çizelgesinin konu başlıkları arasın­da ana şirket merkez faaliyetlerinin organize edilmesi ve makro hedeflerin belirlenmesi, şube müdür­lüklerinin ve müşteri ziyaretlerinin yapılma­sı var. Bunların arasında en geniş yeri yeni giriş yaptığı madencilik alanı faaliyetlerinin organize edilmesi tutuyor. Karakaş, “Bu yıl madencilik faaliyetlerimiz kesintisiz başladı. O yüzden bu alana geçen yıla göre yüzde 80 daha fazla zaman ayırdım. ” diyor.

Sarkuysan Yönetim Kumlu Başkanı Hay­rettin Çaycı da görev değişikliğiyle beraber 20l6’da yabancı pazarlara daha çok zaman ayıracağını anlatıyor: “Geçen yıl genel mü­dürlüğü devrettiğim için bu yıl özellikle yurtdışı aktivitelerimize vakit ayırmayı plan­ladım. 2016 yılı için zaman planlamamın; yüzde 55’ini yurtdışı yatırımlar, pazarlar ve görüşmelere ayırdım.”

DÜNYA SAHADA DÖNER

Kurumunda tam 40 yılı deviren Polisan Holding CEO’su Erol Mizrahi, konu zaman planlamasına geldiğinde “Dün­ya sahada döner” eliyor ve ekliyor: “Genel olarak haftalık rutinimde minimum 2 günümü üst yönetim ve yönetim toplantılarına ayırıyorum. Ayda ortalama 7-8 günümü bayi ve müşteri ziyaretlerinde geçiririm, dünyanın saha­da döndüğüne inanıyorum. Haftada 1 gün mutlaka şirket avukatımızla sohbet ederim. Hafta sonlarımı ve yılın değişik dönemlerinde 3 haftalık bir süremi ise ailemle dinlenme ve tatile ayırırım.”

DHL Express Türkiye CEO’su Markus Reckling’in de gündeminde “daha fazla saha çalışması” var. Reckling, 2016 programını şöyle anlatıyor:
“Pazartesi ve Salı günleri yönetim ve ticari ekipleri­mizle yaptığım toplantılarla haftaya başlıyorum. Haftada en az iki gün müşteri ziyaretleri yapıyorum, yılın her çeyreğinde ise bir günü kurye ile sahada ge­çiriyorum. Yani 20l6’da yaklaşık 100 günü bizzat müşterilerimiz ve çalışanlarımız ile sahada geçirmeyi planlıyorum. Bu, operasyonel süreçlerimizde neler olduğunu daha gerçekçi bir şekilde anlamama yardımcı oluyor. Bunun dışında, her çeyrekte tüm çalışanlarımızla bir araya geldiğim iki ayrı ‘townhair toplantısı düzenliyorum ve her ay 1-2 günü ise medya iletişimine yönelik ça­lışmalara ayırıyorum. Hafta içi saat 18:00’de evde olmaya çalışıyorum, böylece eşim ve altı yaşındaki oğluma vakit ayırabiliyorum. Her ay 2 hafta sonumu ise Almanya’daki di­ğer çocuklarım ile birlikte zaman harcayarak geçiriyorum ve her yıl iki kez ikişer haftalık tatile çıkıyorum.”

DETAYCI PROGRAM YAPIYORLAR

Generali Sigorta Genel Müdürü Mine Ayhan ve Deichmann Türkiye Genel Müdürü Atilla Özkul, zaman planla­ması konusunda çok titiz davranan iki isim… Ayhan, bir yıllık zaman yönetimi planını yaparken, öncelikle daha evvelden belirlenmiş olan iş seyahatleri, yönetim kurulu toplantıları, konuşmacı ya da katılımcı olarak yer alacağı konferanslar ile seminer ve eğitimleri belirliyor. Ayhan, yıllık zaman yönetim planını şöyle anlatıyor: “İki haf­tada bir icra kurulu toplantımız oluyor. Bunun haricin­de haftada bir de bana direkt bağlı yöneticilerle birebir görüşme yapıyorum. Ayrıca haftada en az iki kere her seviyeden çalışanlarımızdan oluşan 14-15 kişilik karma gruplarla kahve toplantılarım ve periyodik seyahatlerim oluyor. Yılda en az iki kere ülke genelinde, tüm acente­lerimizle buluşabileceğim toplantılar organize ediyoruz. Günlük gelişmelere göre şirket dışından profesyonellerle yaptığım görüşmeler de takvimimde yer alıyor. Özel hayatıma haftada 1,5 günümü ayırabiliyorum.”

Deichmann Türkiye Genel Müdürü Atilla Özkul, zamanlama konusunda o ka­dar detaycı ki, yaşadığı yeri bile programı­nı aksatmayacak şekilde belirlemiş. Öz­kul, “İş yaşantımda sürekli seyahat ettiğim ve yurtdışından çok fazla konuğum geldiği için havaalanına ulaşılabilirlik benim için öncelik taşır. Bu nedenle uzun yıllardır Yeşilyurt’ta oturuyorum” diyor. Özkul, yur­tiçinde ya da yurtdışında her yıl rutin olarak yaptığı yıllık değerlendirme toplantılarının ya da kongrelerin tarihlerini en az 6 ay öncesinden belirliyor. Yıllık genel planlaması­nı ise şöyle anlatıyor: “Haftalık planlamalarımda önemli görüşmelerimi Pazartesi günlerine almaya; daha gündelik konulardaki toplantıları ise Cuma günleri yapmaya çalı­şıyorum.”

DAHA AZ TOPLANTI

Tabii zaman yönetimi konusunda bu kadar katı olmayan liderler de var. Index Grup CEO’su Erol Bilecik, “Endüst­rinin genel yapısındaki değişimler söz konusu olduğunda veya bir altyapı değişikliği meydana geldiğinde bu de­ğişikliklerden kaynaklanan geçiş süreçlerini yönetirken yıllık planda zaman kaydırmalarımız olabiliyor” diyor. Yemeksepeti CEO’su Nevzat Aydın da verimli çalışabilmek için, beklenmedik gündem maddelerine göre planlarınızı esnetebilmek gerektiği inancında… Aydın 2015’te satış görüşmeleri nedeniyle birleşme ve satın alımlara çok zaman ayırmış. Bu yıl iş geliştirmeye daha çok vakit harcayacağı­nı anlatıyor. Genel hatlarıyla 2016 planlamasını ise şöyle aktarıyor: “Bu yıl içinde zaman planlamamın en belirgin maddesi Euro 2016. Şirket dışı görüşme toplantılarımı­zın neredeyse sıfır olduğunu söyleyebilirim. Kendim de dâhil çalışanların toplantıya gidip gelirken yolda zaman harcamasını istemiyorum. Üst yönetimle ilgili konulara ve görüşmelere her hafta yarım günümü ayırıyorum. Özel ya­şam ve hobilere de olabildiğince çok vakit yaratıyorum.”

Aydın gibi 20l6’da toplantılar konusunda inisiyatif alan bir başka isim de GittiGidiyor Genel Müdürü Öget Kantarcı… Kantarcı geçtiğimiz yıl, GittiGidiyor genel mü­dürü olarak göreve başladıktan sonraki altı aylık süreci yeni organizasyonel yapıyı oturtmakla geçirmiş. Bu yıl ya­pılanma sürecini tamamladıklarını ve yeni projelere odak­landıklarını anlatıyor. Kantarcı, “Bu yoğunluk nedeniyle zamanımı daha verimli kullanabilmek için artık gündemi belli, kısa sunumların yer aldığı, sonuç odaklı top­lantılar gerçekleştiriyoruz” diyor.

HEP İŞ HEP İŞ

85 yaşında Pet Holding’in kaptan köşkünde oturan şirketin Yönetim Kurulu Başkanı Güntekin Köksal’a yıllık zaman planlama­sını sorduğumuzda, “Bizim neslin hemen hemen tamamında olduğu gibi benim için de temel düşünce konusu her zaman iş olmuştur” diyor. Koksal ağırlıklı iş ko­nularına uygun olarak, her yılın eylül-tem-muz ayları arasında ofis ağırlıklı çalışıyor. Faaliyetlerinin kısmen yavaşladığı temmuz-eylül aylarında ise daha çok zamanını dinlenme ve tatil amaçlı olarak geçiriyor. Ancak bu dönem­de de günlük ve dönemsel raporları tetkik ediyor ve gerekli talimatları üst yönetime iletiyor. Ayrıca, teknolojinin sağladığı her türlü imkândan da yararlanarak faaliyetlerinin günlük takibini yapıyor.

Koksal 2016 yılında ise global ekonomideki gelişmeler ve Türkiye’nin içinde bulunduğu şartlar nedeniyle mevcut kaynaklarının rasyonel kullanımına ve uygulamadaki pro­jelerin olumlu sonuçlanmasına yönelik çalışmalara daha fazla zaman ayıracağını anlatıyor.

“PLANA GÖRE YAŞIYORUM”

Hediye Güral Gür/NG Hotel&Resort İcra Kurulu Başkanı

Uluslararası markalarla beraber çalıştığımız için zamanlamayı doğru planlayıp ona göre aksiyon almak mühim. İş hayatında doğru zaman yönetiminin mutlaka başarı getirdiğine inanırım. İstanbul Marriott West Hotel & Conférence Center projemizin inşaatına başladığımız için bu yıl en yoğun olarak ilgilendiğim konu bu projemiz olacak. Bu proje için kesinleşmiş olan bir dizi seyahat programını aylar öncesinden ajandama yansıttım. Geçtiğimiz yıl yoğun olarak otelin projesi ve işletme modeli ile ilgili çalışmalarımız olmuştu.

Bu yıl ise şantiye toplantılarımız ve Marriott ile yaptığımız franchise anlaşması sonrası toplantılar programımda önemli yer tutacak. Yılın genel planlaması bu şekilde oluşmuş oluyor. Ardından aylık olarak detay programlar netleştikçe planıma ekliyorum. Tabii ki bizim sektörümüz İçin tartışmasız olarak saha çalışmalarının ayrı bir önemi olur. İki haftada bir Afyon ve Sapanca’daki tesislerimizde zaman geçirmeye özen gösteririm. Yoğun seyahat programımdan dolayı ailemle beraber zaman geçirmek benim için çok değerli. Hem iş hem de özel yaşamımda sadece zamanlamayı planlamakla kalmayıp, hayatımı da bu planlamaya göre yönetmeye hassasiyet gösteriyorum.

“GAYRETİM AİLEYE DAHA FAZLA ZAMAN AYIRMAK”

Batu Aksoy/Turcas Petrol CEO’su

Yılı başından planlamayı tercih ediyorum. Öncelikle tarihi netleşen toplantı ve etkinlikleri ajandama işliyor, daha sonra iş için yapmam gereken yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerimi belirliyorum. Yönetim kurulu üyesi olduğum dernek ve STK’ların (TÜSİAD, TÜRKONFED, DEİK) toplantı tarihleri yılın başından belli oluyor.

Grup şirketleri ve iştiraklerimizde yapılacak olan yönetim kurulu toplantıları ile kurum içi etkinlikleri de bu doğrultuda takvime yılbaşından ekliyoruz. Erken planlama sayesinde aileme de daha çok zaman ayırmaya çalışıyorum. Yılda bir kere gitmeye özen gösterdiğim kayak tatilini de yılbaşından ajandama işliyorum.

Zamanımın çoğunu şirketlerimizle ilgili konulara ayırıyorum. Yüzdesel olarak baktığımızda yüzde 70 iş, yüzde 15 STK’lar, yüzde 15 özel yaşam diyebiliriz. Geçtiğimiz yıl Şili Fahri Konsolosu oldum. Bundan dolayı, 2016 takvimimde iki ülke arası ilişkilere yer ayırmamı gerektiren yeni konular bulunuyor. Ayrıca geçtiğimiz yıl ailemizin büyümesinden dolayı işlerimi tamamlayıp her fırsatta eşim ve oğlumla vakit geçirmeye gayret ediyorum.

“2016’DA SOSYAL FAALİYET PAYINI ARTIRACAĞIM”

Davut Doğan/Doğtaş-Kelebek Mobilya YKB

Yıllık zaman planlaması yaparken en çok şirket denetimlerine, yönetim kurulu toplantılarına ve seyahatlere vakit ayırıyorum. Randevular ve iş görüşmeleri de planlamamda önemli yer tutuyor. Ayda bir gün konferans olabiliyor. Her haftanın ilk günü pazartesileri holding merkezinde icra kurulu veya yönetim toplantıları düzenliyoruz.

Her Salı ve Çarşamba günü İstanbul dışındaki şirketlerimizi ziyaret ediyorum. Özellikle Ankara enerji grubu çalışmaları önemli oranda ajandamda yer tutuyor. Ayda bir Biga’da Doğtaş ve Düzce’deki Kelebek tesislerini ziyaret ediyorum. Perşembe, Cuma günleri ise randevuları planlarız. Cumartesileri home ofis çalışıyorum. Bu yıl sosyal faaliyetlere ayırdığım zamanı artırmayı planlıyorum.

(ASLI SÖZBİLİR/CAPİTAL DERGİSİ)